SVI – SERVEUR VOCAL INTERACTIF

QU’EST-CE QU’UN SERVEUR VOCAL INTERACTIF ?

Un Serveur Vocal Interactif, généralement appelé SVI, est un système téléphonique qui propose plusieurs choix à l’appelant. Il permet ainsi d’orienter automatiquement les appels vers différents services, interlocuteurs ou destinations.

Par exemple, un message peut inviter le correspondant à taper 1 pour le service commercial, 2 pour le service technique ou 3 pour la comptabilité. Le système dirige ensuite l’appel en fonction du choix effectué.

À QUOI SERT UN SVI ?

Lorsque votre entreprise reçoit des appels destinés à plusieurs services, le SVI facilite leur orientation. Ainsi, vos correspondants peuvent accéder plus rapidement au bon interlocuteur sans passer systématiquement par un accueil téléphonique.

COMMENT FONCTIONNE UN SERVEUR VOCAL INTERACTIF ?

Le fonctionnement d’un SVI dépend de votre installation téléphonique et de sa configuration. Généralement, le système diffuse d’abord un message d’accueil, puis présente les différents choix disponibles.

L’appelant sélectionne ensuite une option à l’aide des touches de son téléphone. Le système peut alors transférer automatiquement l’appel vers le service, le numéro ou la destination prévue.

UN MENU PRINCIPAL

Le menu principal présente les choix les plus importants. Par exemple : « Pour le service commercial, tapez 1. Pour le service technique, tapez 2. Pour la comptabilité, tapez 3. »

DES SOUS-MENUS SI NÉCESSAIRE

Pour une organisation plus complexe, certains choix peuvent ouvrir un second menu. Cependant, il est préférable de limiter le nombre d’étapes afin de ne pas compliquer le parcours de l’appelant.

LE TRANSFERT DE L’APPEL

Une fois le choix effectué, le système dirige l’appel vers la destination configurée. Selon votre installation, il peut s’agir d’un service, d’un collaborateur, d’un groupe d’appels ou encore d’un répondeur.

COMMENT CONSTRUIRE UN MENU SVI EFFICACE ?

Un bon SVI doit avant tout rester simple et facile à comprendre. En effet, un menu trop long ou comportant trop de choix peut rapidement devenir difficile à utiliser.

PRÉSENTEZ LES CHOIX CLAIREMENT

Tout d’abord, utilisez des phrases courtes et annoncez clairement chaque option. L’appelant doit pouvoir comprendre les différents choix dès la première écoute.

LIMITEZ LE NOMBRE D’OPTIONS

Ensuite, évitez de multiplier inutilement les choix dans un même menu. Lorsque de nombreuses destinations sont nécessaires, vous pouvez organiser le parcours avec des sous-menus.

UTILISEZ UNE STRUCTURE LOGIQUE

Enfin, placez les services les plus demandés parmi les premiers choix. De cette manière, la majorité de vos correspondants accède rapidement à la destination recherchée.

EXEMPLES DE MESSAGES POUR UN SVI

QUE DIRE DANS UN MESSAGE SVI ?

Chaque message doit guider votre correspondant sans lui donner d’informations inutiles. Pour cela, privilégiez des instructions courtes et précises.

ACCUEILLEZ VOTRE CORRESPONDANT

Commencez par annoncer le nom de votre entreprise. Ainsi, l’appelant sait immédiatement qu’il a composé le bon numéro.

ANNONCEZ L’ACTION AVANT LA TOUCHE

Présentez clairement le service, puis indiquez la touche correspondante. Par exemple : « Pour le service commercial, tapez 1. »

PRÉVOYEZ LES CAS PARTICULIERS

Si votre installation le permet, vous pouvez également prévoir une touche pour revenir au menu précédent, joindre l’accueil ou réécouter les différents choix.

QUELLE VOIX CHOISIR POUR UN SVI ?

La voix joue un rôle important dans la compréhension du menu. Elle doit donc rester claire, naturelle et suffisamment posée pour permettre à l’appelant d’identifier facilement chaque option.

Avec IA-TEL, vous pouvez choisir parmi différentes voix IA afin d’adapter votre accueil vocal à l’image de votre entreprise. De plus, plusieurs langues peuvent être utilisées lorsque votre SVI accueille des correspondants internationaux.

FAUT-IL AJOUTER UNE MUSIQUE ?

Une musique légère peut accompagner certaines parties de votre accueil téléphonique. Cependant, pendant l’énoncé des choix du SVI, la compréhension de la voix doit rester prioritaire.

CRÉEZ VOS MESSAGES SVI AVEC IA-TEL

IA-TEL vous permet de réaliser les différents messages vocaux nécessaires à votre Serveur Vocal Interactif. Vous pouvez ainsi préparer votre message d’accueil, votre menu principal et, si nécessaire, les messages de vos différents sous-menus.

Vous choisissez votre voix IA et nous transmettez les textes correspondant à votre arborescence. Ensuite, IA-TEL réalise les fichiers audio nécessaires à votre installation téléphonique.

L’intégration et la programmation du SVI restent toutefois à la charge de votre entreprise, de votre opérateur ou de votre installateur téléphonique.