CONSEILS & GUIDES
ATTENTE TÉLÉPHONIQUE
L’attente téléphonique intervient lorsqu’un correspondant a déjà été pris en charge et que son appel est momentanément mis en attente. Elle permet alors de rendre ce temps plus agréable grâce à une musique et à des messages professionnels adaptés à votre entreprise.
QU’EST-CE QU’UNE ATTENTE TÉLÉPHONIQUE ?
L’attente téléphonique intervient lorsqu’un interlocuteur a déjà décroché l’appel, puis le place temporairement en attente avant de le reprendre.
Elle peut comprendre uniquement une musique ou associer une musique à différents messages vocaux. Par exemple, ces messages peuvent présenter l’entreprise, ses services, ses horaires ou son actualité. Ils peuvent également simplement remercier le correspondant de patienter.
PRÉDÉCROCHÉ ET ATTENTE : QUELLE DIFFÉRENCE ?
Le prédécroché accueille le correspondant avant la prise en charge de son appel. L’attente téléphonique, quant à elle, intervient après cette prise en charge, lorsqu’un interlocuteur place momentanément l’appel en attente.
À QUOI SERT UNE ATTENTE TÉLÉPHONIQUE ?
Un appel placé en attente crée naturellement un moment pendant lequel votre correspondant n’échange plus directement avec votre entreprise. Ainsi, une attente téléphonique professionnelle permet d’utiliser ce temps pour maintenir le contact et améliorer l’expérience de l’appelant.
FAIRE PATIENTER
Grâce à une musique adaptée, vous évitez le silence et rendez l’attente plus agréable pour votre correspondant.
INFORMER
Vous pouvez également profiter de l’attente pour communiquer des informations utiles : horaires, services, site internet, actualités ou conseils.
VALORISER VOTRE ENTREPRISE
Enfin, votre attente téléphonique participe à votre image de marque grâce à une voix, une musique et un message cohérents avec votre activité.
COMMENT FONCTIONNE L’ATTENTE TÉLÉPHONIQUE ?
Le fonctionnement dépend de votre installation téléphonique. Généralement, votre installateur ou votre opérateur intègre le fichier audio à votre standard téléphonique, votre système IP ou votre solution de téléphonie professionnelle.
STANDARD TÉLÉPHONIQUE ET VOIP
Sur un standard téléphonique ou une solution VoIP, le système peut diffuser automatiquement le message d’attente lorsqu’un collaborateur place un appel en attente ou effectue un transfert.
Selon l’installation, un même fichier audio peut tourner en boucle. Cependant, certaines solutions permettent également d’alterner plusieurs messages avec la musique.
TÉLÉPHONE FIXE OU MOBILE
Certains opérateurs et certaines solutions professionnelles permettent aussi de personnaliser la musique ou le message que le correspondant entend pendant l’attente. Dans ce cas, les possibilités dépendent du matériel, de l’opérateur et du service utilisé.
QUE DIRE DANS UN MESSAGE D’ATTENTE TÉLÉPHONIQUE ?
Le message doit rester simple, utile et agréable à écouter. En effet, l’objectif n’est pas de surcharger votre correspondant d’informations, mais de profiter intelligemment de son temps d’attente.
PRÉSENTER VOTRE ENTREPRISE
Tout d’abord, vous pouvez rappeler votre activité, votre savoir-faire ou les principaux services que propose votre entreprise.
DONNER UNE INFORMATION UTILE
Ensuite, vous pouvez communiquer votre site internet, vos horaires, un nouveau service ou toute autre information pratique pendant l’attente.
REMERCIER VOTRE CORRESPONDANT
Enfin, une formule courte permet de rappeler régulièrement à l’appelant que vous prenez toujours son appel en compte.
EXEMPLES DE MESSAGES D’ATTENTE TÉLÉPHONIQUE
EXEMPLE SIMPLE
« Nous vous remercions de votre patience. Votre correspondant va reprendre votre appel dans quelques instants. »
EXEMPLE ENTREPRISE
« Merci de patienter quelques instants. Retrouvez également l’ensemble de nos services et nos actualités sur notre site internet. Votre correspondant reprend votre appel au plus vite. »
EXEMPLE COMMERCIAL
« Profitez de votre attente pour découvrir nos différentes solutions et nos nouveaux services. Nos équipes sont à votre disposition pour vous conseiller. Merci de votre patience. »
QUELLE VOIX ET QUELLE MUSIQUE CHOISIR ?
La voix et la musique donnent une véritable identité à votre attente téléphonique. Leur choix doit donc rester cohérent avec l’image que vous souhaitez transmettre à vos correspondants.
LA VOIX
Une voix claire, naturelle et agréable facilite l’écoute du message. Avec IA-TEL, vous pouvez choisir parmi différentes voix IA et sélectionner celle qui correspond le mieux à votre entreprise.
LA MUSIQUE
Une musique calme peut, par exemple, convenir à une activité institutionnelle ou médicale. En revanche, une ambiance plus moderne et rythmée peut mieux correspondre à une entreprise dynamique ou commerciale.
IA-TEL met également à votre disposition plusieurs styles de musiques originales. Vous pouvez ainsi adapter l’ambiance de votre attente téléphonique à votre activité.
COMBIEN DE TEMPS DOIT DURER UNE ATTENTE TÉLÉPHONIQUE ?
Contrairement à un prédécroché, une attente téléphonique peut durer plusieurs dizaines de secondes ou plusieurs minutes. En effet, le système peut diffuser son contenu en boucle pendant toute la durée de l’attente.
Il est donc préférable d’alterner la musique et de courts messages plutôt que d’enchaîner de longues annonces. De cette manière, votre correspondant peut patienter sans avoir l’impression d’écouter en permanence une succession de messages publicitaires.
CRÉEZ VOTRE ATTENTE TÉLÉPHONIQUE AVEC IA-TEL
Choisissez votre voix IA et votre musique, puis transmettez-nous votre texte. Ensuite, IA-TEL réalise votre message téléphonique professionnel.