CONSEILS & GUIDES
RÉPONDEUR PROFESSIONNEL
Le répondeur téléphonique professionnel informe vos correspondants lorsque votre entreprise ne peut pas prendre leur appel. Fermeture, absence, congés ou appel en dehors des horaires d’ouverture : un message clair permet d’informer immédiatement l’appelant et de lui indiquer la marche à suivre.
QU’EST-CE QU’UN RÉPONDEUR PROFESSIONNEL ?
Un répondeur professionnel diffuse automatiquement un message lorsque votre entreprise ne peut pas prendre en charge un appel.
Par exemple, vous pouvez l’utiliser en dehors des horaires d’ouverture, pendant une fermeture exceptionnelle ou durant les congés. Il est également utile lorsque personne n’est disponible pour répondre.
À NE PAS CONFONDRE AVEC L’ATTENTE TÉLÉPHONIQUE
L’attente téléphonique intervient lorsqu’un interlocuteur a déjà pris en charge l’appel puis le place en attente. Le répondeur, quant à lui, informe le correspondant lorsque l’entreprise n’est pas disponible pour lui répondre.
À QUOI SERT UN MESSAGE DE RÉPONDEUR ?
Même lorsque votre entreprise est fermée ou indisponible, votre accueil téléphonique continue de représenter votre image. Ainsi, un message professionnel évite de laisser l’appelant sans explication.
INFORMER
Tout d’abord, indiquez clairement à votre correspondant que votre entreprise ou votre service est momentanément indisponible.
ORIENTER
Ensuite, précisez les horaires d’ouverture, la date de réouverture ou un autre moyen de vous contacter si nécessaire.
RASSURER
Enfin, un message clair confirme à l’appelant qu’il a bien contacté la bonne entreprise et lui indique quand renouveler son appel.
RÉPONDEUR SIMPLE OU RÉPONDEUR-ENREGISTREUR ?
Il existe deux utilisations principales du répondeur téléphonique professionnel. Le choix dépend donc de la façon dont vous souhaitez gérer les appels lorsque vous êtes indisponible.
LE RÉPONDEUR SIMPLE
Le répondeur simple diffuse votre message puis termine l’appel. Dans ce cas, le correspondant ne peut pas laisser de message vocal.
Cette solution convient particulièrement lorsqu’il suffit d’indiquer les horaires d’ouverture, une période de fermeture ou la date à laquelle l’entreprise sera de nouveau joignable.
LE RÉPONDEUR-ENREGISTREUR
Le répondeur-enregistreur permet, au contraire, au correspondant de laisser un message après le signal sonore. Vous pouvez ensuite consulter sa demande et le recontacter.
Dans ce cas, terminez votre annonce par une invitation claire à laisser ses coordonnées et l’objet de son appel.
QUE DIRE DANS UN MESSAGE DE RÉPONDEUR PROFESSIONNEL ?
Un bon message doit permettre à l’appelant de comprendre rapidement pourquoi votre entreprise ne peut pas prendre son appel et ce qu’il doit faire ensuite.
IDENTIFIEZ VOTRE ENTREPRISE
Tout d’abord, citez le nom de votre entreprise ou de votre service. Votre correspondant peut ainsi vérifier immédiatement qu’il a composé le bon numéro.
EXPLIQUEZ VOTRE INDISPONIBILITÉ
Ensuite, indiquez simplement que vos bureaux sont actuellement fermés ou que votre équipe n’est pas disponible.
DONNEZ UNE INFORMATION UTILE
Vous pouvez également préciser vos horaires habituels, votre date de réouverture, votre site internet ou une autre solution de contact.
TERMINEZ CLAIREMENT LE MESSAGE
Enfin, sur un répondeur-enregistreur, invitez le correspondant à laisser son nom, ses coordonnées et la raison de son appel. Sur un répondeur simple, remerciez-le et invitez-le à rappeler pendant vos horaires d’ouverture.
EXEMPLES DE MESSAGES DE RÉPONDEUR PROFESSIONNEL
RÉPONDEUR SIMPLE
« Bonjour et bienvenue chez Exemple Entreprise. Nos bureaux sont actuellement fermés. Nous sommes à votre disposition du lundi au vendredi, de 9 heures à 18 heures. Merci de votre appel et à bientôt. »
RÉPONDEUR-ENREGISTREUR
« Bonjour, vous êtes bien chez Exemple Entreprise. Nous ne sommes pas disponibles pour prendre votre appel. Nous vous invitons à laisser votre nom, vos coordonnées ainsi que l’objet de votre demande après le signal sonore. Nous vous recontacterons dans les meilleurs délais. »
FERMETURE POUR CONGÉS
« Bonjour et bienvenue chez Exemple Entreprise. Notre entreprise est actuellement fermée pour congés. Nous aurons le plaisir de vous retrouver à partir du 24 août. Merci de votre compréhension et à très bientôt. »
COMMENT ANNONCER UNE FERMETURE EXCEPTIONNELLE ?
Lors d’une fermeture exceptionnelle, d’un jour férié ou d’une période de congés, adaptez temporairement votre répondeur.
Indiquez alors la période concernée et, lorsque cela est possible, la date précise de réouverture. De cette manière, vous évitez que vos correspondants rappellent inutilement pendant votre absence.
PENSEZ À METTRE VOTRE MESSAGE À JOUR
Une fois votre entreprise rouverte, pensez à retirer le message temporaire. En effet, un répondeur qui annonce des congés terminés depuis plusieurs jours peut rapidement donner une mauvaise impression à vos correspondants.
QUELLE VOIX CHOISIR POUR VOTRE RÉPONDEUR ?
La voix doit rester claire, naturelle et facilement compréhensible. Elle participe directement à l’image que votre entreprise transmet lorsqu’aucun interlocuteur n’est disponible.
Avec IA-TEL, vous pouvez choisir parmi différentes voix IA. Vous pouvez ainsi adapter le ton de votre message à votre activité et à l’identité de votre entreprise.
FAUT-IL AJOUTER UNE MUSIQUE ?
Une ambiance musicale légère peut accompagner un message de répondeur, notamment au début ou à la fin de l’annonce. Cependant, la musique ne doit jamais gêner la compréhension de la voix.
COMBIEN DE TEMPS DOIT DURER UN MESSAGE DE RÉPONDEUR ?
Dans la plupart des cas, quelques dizaines de secondes suffisent. Le message doit donc transmettre les informations essentielles sans imposer une écoute inutilement longue au correspondant.
Pour un message standard, privilégiez une formulation concise. En revanche, pour une fermeture exceptionnelle ou des congés, ajoutez uniquement les informations nécessaires : période de fermeture, date de retour et éventuellement un moyen de contact alternatif.
CRÉEZ VOTRE RÉPONDEUR PROFESSIONNEL AVEC IA-TEL
Choisissez votre voix IA et votre musique, puis transmettez-nous votre texte. Ensuite, IA-TEL réalise votre message de répondeur professionnel.